برقراری ارتباط در محیط کار

هر یک از ما برای برقراری ارتباط با دیگران از شیوه خاصی استفاده می کنیم.اما کمتر کسی قادر است پیامهای خود را به بهترین وجه ممکن منتقل کند.برای انتقال اثربخش پیام ، فراگیری چند قانون اولیه ضروری است که به ذکر آن می پردازیم.

 

·        به خاطر داشته باشید افرادی که بهتر با دیگران ارتباط برقرار می کنند ، مدیران بهتری هستند.

·        برای غلبه بر موانع ارتباطی ، از قضاوت سریع و انتقاد بی مورد پرهیز کنید.

·         زمانی که رو در روی افراد می ایستید فاصله شخصی را(حدود یک متر) رعایت کنید.

·        هنگام بروز حالت عصبی ، یک نفس عمیق و آهسته بکشید.

·        دقت کنید که چهره شما حالت خشم یا عصبانیت غیر طبیعی نداشته باشد.

·    در برابر افرادی که موقع صحبت کردن اعتماد به نفس ندارند، سکوت کنید.این کار شما ، دل و جرات بیشتری به آنها می دهد.

·        با فکر باز با آنچه دیگران می گویند ، برخورد کنید.

·        موقع سلام وخداحافظی با افراد از جا بلند شوید.نشستن در این مواقع حاکی از بی ادبی است.

·        هرگز وقت خود را برای صحبت با کسانی که نمی خواهند حرف شما رابفهمند ، تلف نکنید.

·        وقتی به کسی قول می دهید بعداً با او تماس می گیرید ، حتماً این کار ار انجام دهید.

·        از توجیه بیش از حد اجتناب کنید تا طرف مقابل فرصت استفاده از از قوه ابتکار خود را داشته باشد.

·    سعی کنید از مشکلات همکاران خود با خبر شوید.به یاد داشته باشید این مشکلات عملکرد آنها را تحت الشعاع قرار می دهند.

·        گستره توجه افراد در جلسات بین 20 تا 45 دقیقه است.بیش از این صحبت نکنید.

·        رحم نکنید! کلیه کلمات غیر ضروری را از گزارش خود حذف کنید.

·        اگر خبر ناگواری رسید ، کاری کنید که همه (وبویژه خودتان) واقعیت را بپذیرند.

·        با همکاران خود صادقانه و بی پرده صحبت کنید تا آنان نیز به همین ترتیب به شما پاسخ دهند.

 

 

 

((ما شما را تنها نخواهیم گذاشت))

به هنگام وقوع حریق چه باید کرد؟

 

1-خونسردي خود را حفظ وبا سرعت به موارد زير عمل نماييد وبياد داشته باشيد سلامتي شما مهمترين اصل است.

2-به شماره  125  سازمان آتش نشاني اطلاع دهيد.

3-تا رسيدن مامورين آتش نشاني نسبت به انجام موارد ذيل اقدام نماييد.

4-مصدومين ، بيماران وسالمندان را از محل آتش سوزي دور نماييد.

5-در صورتيكه قادريد حريق را خاموش نماييد ، با خاموش كننده موجود اطفاء حريق نماييد وبياد داشته باشيد به هيچ عنوان از آب براي خاموش نمودن اتصالات برقي استفاده نكنيد.

 

و در غير اين صورت:

6-جريان برق را از محل كنتور قطع نماييد.

7-شير گاز را از محل اصلي ببنديد.

8-وسايل ومواد سوختني را از اطراف مسير آتش دور نماييد تا از سرايت وتوسعه آتش جلوگيري شود.

9-پنجره و دربهاي منتهي به محل آتش سوزي را ببنديد تا مانع ورود هوا و سرايت آتش به محلهاي ديگر شود.

10-همسايگان را مطلع نماييد واز آنها كمك بگيريد.

11-از ازدحام افراد در محل جلوگيري نماييد.

12-اگر دود مانع از تنفس وديد شما است ، به صورت خوابيده حركت كنيد و در صورتيكه با شخص آتش گرفته مواجه شديد از حركت او جلوگيري نموده و او را روي زمين بخوابانيد و بغلتانيد، يا از پتو وشيء پارچه‌اي ضخيم ديگري براي خاموش نمودن آن استفاده نماييد.

13-در مقابله با حريق حفاظت فردي را در نظر بگيريد.

14-در صورتيكه حريق قابل كنترل نيست ، از محل حريق دور شويد واجازه دهيد مامورين آتش نشاني اطفاء حريق بنمايند.

 

وبياد داشته باشيد :

كليه افراد منزل بايد از محل كنتور برق وشير گاز وطريقه اطفاء حريق ، آشنايي كامل داشته باشند.

  

((ما شما را تنها نخواهیم گذاشت))

اعتماد به نفس

***نکاتی از رموز اعتماد به نفس در زندگی و کار

 

1-هیچ راه میان بری وجود ندارد. برای رسیدن به موفقیتی بزرگ باید نسبت به قبل کارتان را کمی زودتر شروع کنید ، کمی بیشتر کار کنید و کمی دیرتر دست از کار بکشید.

2-بهترین جمله برای حل یک اختلاف این است : ((شاید من اشتباه می کنم.اغلب هم همین طور است)) این را باور کنید.

3-مدام برای خود هدفهای جدید و استانداردهای بالاتری در نظر بگیرید و هرگز قانع نباشید.

4-شما می توانید از عهده هر کاری برآیید ، به شرط آنکه شدیداً خواستار آن باشید.

5-انسان هایی که اعتماد به نفس دارند خودشان را با دیگران مقایسه نمی کنند فقط خودشان را با بهترین کسی که می توانند باشند ، مقایسه می کنند.

6-رو در روی مشکلاتتان بایستید همانطور که شکسپیر می گوید: ((اگر سپاهی از مشکلات هم در برابر شما قرار گیرد خود را مسلح سازید و آنها را از پا در آورید)).

7-از امروز تصمیم بگیرید بجای آنکه قربانی تغییر باشید استاد تغییر باشید.

8-ابتدا مشخص کنید که دقیقاً چه می خواهید . آنگاه با تمام توان برای دست یابی به آن تلاش کنید.

9-کلید موفقیت در زندگی ایجاد این عادت در خود است که کارهایی را که از انجام آنها وحشت دارید ، انجام دهید.

10-به خودتان ایمان داشته باشید.تنها نبض این کلام استوار می تواند تمام توانتان را به تپش درآورد.

11-تکلیفتان را با خودتان روشن کنید.اینکه دقیقاً بدانید چه می خواهید ، اعتماد به نفس شما را بی اندازه افزایش میدهد.

 

منابع:کتاب رموز اعتماد به نفس

 

((ما شما را تنها نخواهیم گذاشت))

مدیریت کایزن

 

** کایزِن چیست؟

           کایزِن اصطلاحی ژاپنی و به معنای تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است.در واقع ، کایزِن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم ، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح _ به شرط آن که پیوسته و مداوم باشد_ ارتقای بهره وری را در سازمان به ارمفان می آورد.

از نگاه کایزِن ، وظایف مدیریت به دو دسته اصلی ایجاد بهبود و نگهداری بهبود تقسیم می شود.از آنجا که مدیران سطوح بالاتر سازمان باید همواره بخش اعظم وقت خود را صرف بهبود سازمان نمایند و امور جاری را ، که جنبه نگهداری دارند ، به سطوح پایین تر واگذار نمایند ، بنابر این از نگاه کایزِن کارکنان یک سازمان همواره باید به بهیود توجه داشته و برای نگهداری دستاوردهای آن در سازمان کوشش کنند.

اجرای کایزِن در سیزده مرحله خلاصه می شود. این مراحل به ترتیب عبارتند از :

1.انتخاب منطقه نمونه                           2.ایجاد گروه بهبود و سازماندهی آن

3.گردآوری داده های آماری                  4.آشنا نمودن افراد با مفاهیم و ابزارهای بهبود

5.آغاز نمودن نظام آراستگی                  6.شناسایی موارد اتلاف

7.تحلیل علل رویداد اتلاف در منطقه و پیدا کردن راه حلهای گروهی

8.انتخاب راه حلهای عملی                       9.انجام تغییرات فیزیکی در ناحیه نمونه

10.استاندارد کردن بهبود انجام گرفته     11.اعلام نتایج به سایر همکاران

12.ارزیابی نتایج                                   13.پیدا نمودن مشکل بعدی                  

 

*اصول مدیریت در کایزِن

 

1.       نگویید چرا این کار انجام نمی شود ، فکر کنید چگونه می توانید آن را انجام دهید؟

2.       به جای نگرانی در مورد مشکل ایجاد شده برای حل آن اقدام کنید.

3.       از وضعیت موجود راضی نیوده و به فکر بهبود باشید.

4.       اگر اشتباه کردید ، فوراً آن را رفع کنید.

5.       اگر 60 درصد از تحقق هدف اطمینان دارید ، دست به کار شوید.

6.       برای پی بردن به ریشهء مشکلات پنج بار بپرسید : چرا؟

7.       به دنبال محل واقعی خطا رفته و سعی نکنید مشکلات را از دفتر خود حل کنید.

8.       برای حل مشکلات از داده های کمی و به روز استفاده کنید.

9.       برای حل مشکلات به جای استفاده از هزینه ، از توانایی های خود و همکاران استفاده کنید.

10.   به فکر نکات ریز باشید ، چرا که ریشه بسیاری از مشکلات در آن ها است. 

11.   حمایت مدیران ارشد باید مشهود و ملموس باشد.

12.   از واگذاری اختیار به زیر دستان ابا نکنید.

13.   هیچگاه به دنبال مقصر نبوده و عجول عمل نکنید.

14.   مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی است.

15.   مدیریت ارشد باید با لایه های پایین تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.

16.   از الگوهای چند مهارتی و غنی سازی شغلی برای شکوفا شدن افراد استفاده کنید.

17.   تنها فعالیتهایی را انجام دهید که برای سازمان ارزش افزوده ایجاد می کنند.

18.   بر اساس الگوهای کارگروهی مسائل محیط کار را حل کنید.

19.   حذف ((مودا))  فرایندی پایان ناپذیر است . از این کار خسته نشوید.

 

مودا از نگاه ژاپنی ها به هر فعالیتی اطلاق می شود که برای سازمان ایجاد هزینه می کند ، ولی ارزش افزوده ، تولید نمی کند و مشتری تمایلی به پرداخت پول برای این فعالیت ندارد.این فعالیت می تواند تلاش برای صدور        گواهی نامهء پایان دوره آموزشی باشد که از نگاه عرضه کننده لازم و اجتناب ناپذیر است ، اما از نگاه مصرف کننده تنها چیزی که اهمیت دارد مجوزی است که در پایان این فعالیتها ارائه می شود.بررسی های انجام شده در شرکت های برتر دنیا نشان می دهد ، تنها یک فعالیت از دویست فعالیت آن ها تولید ارزش افزوده می کند.